Proyecto
Es una
secuencia de tareas con un principio y un final limitados por el tiempo, los
recursos y los resultados deseados.
Esto es, el
proyecto tiene un resultado deseado, una fecha límite y un presupuesto
(personal, suministros y dinero).
Administración
de Proyectos
La
administración de proyectos es una estrategia muy usada por empresas e
instituciones para alcanzar objetivos en un tiempo predeterminado. También
puede utilizarse para objetivos individuales.
Conceptos
básicos
Administración:
Es el proceso de lograr objetivos a través de las personas.
Proyecto: Es
el conjunto de actividades a realizar para alcanzar un objetivo.
Estrategia: Es
la ruta o camino que se sigue para alcanzar un objetivo.
Objetivo: Es
aquello que se desea conseguir mediante un conjunto de actividades.
Meta: Es lo
que se desea lograr en términos cuantitativos.
Es la acción
de establecer o reformar una cosa sujetando a las reglas el número, orden,
armonía y dependencia de las partes que la componen o han de componerla.
Son un
conjunto de actividades y tareas humanas que se relacionan e interrelacionan en
procesos administrativos para lograr un fin.
Para
asegurar el éxito en la gestión de proyectos se necesita recurrir a las mejores
prácticas del mercado y no re-inventar la rueda. Los procesos o métodos de
mejores prácticas deberían ser una biblioteca de toda la experiencia pasada de
una organización en la ejecución de sus proyectos. Estos deberían ser modulares
de manera de poder adaptarlos a los distintos tamaños o complejidades de los
proyectos. La biblioteca de las mejores prácticas se construye realizando los
análisis post-mortem o lecciones aprendidas y documentando esa información para
la mejora continua de los mismos.
Áreas de la
gestión de proyectos
Las
actividades de gestión de proyectos se agrupan en nueve áreas:
Gestión de
la integración del proyecto: procesos necesarios para asegurar la adecuada
coordinación de los elementos del proyecto.
Gestión del
alcance del proyecto: procesos para asegurar que el proyecto incluye el trabajo
requerido.
Gestión del
tiempo: procesos que aseguran la terminación del proyecto a tiempo.
Gestión del
coste: procesos que aseguran la realización del proyecto con el presupuesto
aprobado.
Gestión de
la calidad: procesos para asegurar la satisfacción de las necesidades
establecida.
Gestión de
recursos humanos: procesos necesarios para hacer más efectivo el trabajo de las
personas implicadas en el proyecto.
Gestión de
las comunicaciones: procesos que aseguran que la generación, recolección
diseminación y almacenamiento de la información del proyecto se realice de la
forma apropiada y a tiempo.
Gestión de
riesgos: procesos relacionados con la identificación, análisis y respuesta a los
riesgos del proyecto.
Gestión de
las adquisiciones: procesos para la adquisición de bienes y servicios fuera de
la organización.
Seguimiento
Es la
comprobación periódica del cumplimiento de las previsiones. Tiene dos aspectos
diferenciados:
Comprobación
de la funcionalidad: control de calidad del producto.
Comprobación
de la planificación: control de calidad del proceso (eficiencia y
productividad).
Organización
de un proyecto
La decisión
de llevar a cabo un proyecto debe considerarse una decisión estratégica, por
cuanto es capaz de influir en el funcionamiento y, por tanto, en la
rentabilidad de la empresa.
En un
entorno informatizado y estable la decisión de iniciar un proyecto viene dada
por:
Una nueva
necesidad.
Una evolución
o cambio importante.
Una mejora
por una informatización deficiente.
Cuando se
crea o se cambia el entorno informático, debe considerarse el proyecto
encuadrado en un plan de sistemas dentro de la estrategia empresarial.
El plan de
sistemas decide las necesidades de información.
El plan
estratégico está orientado a conseguir la información necesaria. Hay que
considerar:
La situación
actual
La situación
deseada
Las
distintas alternativas
Además hay
que tener en cuenta:
La
viabilidad: Siempre debe considerarse la necesidad de abordar un proyecto
teniendo en cuenta los recursos de los que se dispone o se puede disponer.
La
rentabilidad: relación entre los costes y el beneficio esperado.
Reglas
básicas:
Cada equipo
debe ser lo suficientemente pequeño para ser controlable y manejable.
Cada equipo
deberá realizar las tareas que conduzcan a un nivel de interacción con otros
equipos.
Cada equipo
deberá realizar las tareas que constituyan una gran cohesión.
Tipos de
equipos (Larsony LaFasto, 1989):
Para la
resolución de problemas: se centra en resolver un problema complejo, poco
definido.
Para
creatividad: su objetivo es explorar posibilidades y alternativas.
Para
ejecución táctica: su misión es la ejecución de un plan bien definido.
Características
adicionales:
Papeles y
responsabilidades claros.
Monitorización
del rendimiento individual y realimentación.
Comunicación
efectiva.
Toma de
decisiones basada en hechos.
Jefe de
proyecto: sus funciones son planificar, coordinar y controlar.
Administración
y documentación: labor de asistir al jefe de proyecto en la administración
(planificación, reuniones, etc.) así como en la documentación durante todo el
proyecto.
Soporte de
métodos e instrumentos: función de asistencia a los miembros del equipo en el
uso de métodos y herramientas.
Seguro y
control de calidad: revisión del proyecto para asegurar la calidad de los
documentos, principalmente empleando técnicas de lectura cruzada.
Supervisión
Es un
proceso de interacción directa entre los individuos involucrados en determinado
trabajo con el propósito de tener éxito en su desempeño y en la consecución de
sus objetivos.
Características
de un (a) buen (a) supervisor (a) Equitativo. Se puede creer o confiar en él (ella)
Buen dominio de sí mismo (a) y sentido del humor Comprende a sus supervisados
con claridad hace saber qué se espera que hagan los supervisados.
Mantiene
disciplina
Reconoce
méritos
Estimula y
favorece por su manejo la buena producción y satisfacción en la tarea.
Tipos de
supervisión
a)
Supervisión Individual: Permite establecer un proceso de comunicación con el
estudiante que abarca aspectos de orden profesional y personal, considerando
sus necesidades, capacidades y habilidades.
b) Supervisión
Grupal: Posibilita al estudiante vivenciar el trabajo en equipo, favorece la
actitud solidaria, permite obtener una visión globalizadora del trabajo que se
desarrolla y facilita el efectuar los ajustes necesarios en el desarrollo de la
práctica.
El
Control
Es la
función administrativa que consiste en medir y corregir el desempeño individual
y organizacional para asegurar que los hechos se ajusten a los planes y
objetivos de las empresas. Implica medir el desempeño contra las metas y los
planes, muestra donde existen desviaciones con los estándares y ayuda a
corregirlas. El control facilita el logro de los planes, aunque la planeación
debe preceder del control. Los planes no se logran por si solos, éstos orientan
a los gerentes en el uso de los recursos para cumplir con metas especificas,
después se verifican las actividades para determinar si se ajustan a los
planes.
Propósito y
función del control
El propósito
y la naturaleza del control es fundamentalmente garantizar que los planes tengan
éxito al detectar desviaciones de los mismos al ofrecer una base para adoptar
acciones, a fin de corregir desviaciones indeseadas reales o potenciales.
La función
de control le proporciona al gerente medios adecuados para checar que los
planes trazados se implanten en forma correcta.
La función
de control consta de cuatro pasos básicos:
Señalar
niveles medios de cumplimiento; establecer niveles aceptables de producción de
los empleados, tales como cuotas mensuales de ventas para los vendedores.
Checar el desempeño a intervalos regulares (cada hora, día, semana, mes, año.)
Determinar si existe alguna variación de los niveles medios.
Si existiera
alguna variación, tomar medidas o una mayor instrucción, tales como una nueva
capacitación o una mayor instrucción. Si no existe ninguna variación, continuar
con la actividad.
La esencia
del control administrativo
El control
es la cuarta, y última función en el proceso administrativo. Al igual que la
planificación, el control se ejerce continuamente. Por lo tanto, hay procesos
de control que deben siempre estar funcionando en una empresa.
El control
se ejerce a través de la evaluación personal, los informes periódicos de
desempeño (o de resultados reales, como también se les denomina) e informes especiales.
Bajo otro enfoque, se identifican los tipos de control como sigue:
1. Control
preliminar (a través de la alimentación adelantada); Se ejerce previamente a la
acción para asegurar que se preparen los recursos y el personal necesarios y se
tengan listos para iniciar las actividades.
2. Control
coincidente (generalmente a través de informes periódicos de desempeño);
Vigilar (mediante la observación personal e informes) las actividades
corrientes para asegurar que se cumplan las políticas y los procedimientos,
sobre la marcha.
3. Control
por retroalimentación; Acción a posteriori (replanificación), concentrando la
atención sobre los resultados pasados para controlar las actividades futuras.
Un proceso de control corriente, cuyo propósito sea ayudar a vigilar las
actividades periódicas de un negocio y de cada centro de responsabilidad,
consta de las siguientes fases:
1. Comparar el desempeño (resultados reales) con las metas y normas
planificadas.
2. Preparar
un informe de desempeño que muestre los resultados reales, los resultados
planificados y cualquier diferencia entre ambos.
3. Analizar
las variaciones y las operaciones relacionadas para determinar las causas
subyacentes de las variaciones.
4.
Desarrollar cursos de acción opcionales para corregir cualesquier deficiencia y
aprender de los éxitos.
5. Hacer una
selección (acción correctiva) del menú de alternativas y ponerla en práctica.
6. Hacer el
seguimiento necesario para evaluar la efectividad de la corrección; continuar
con la alimentación adelantada para efectos de re-planificación.
