Administración de Proyectos

Proyecto

Es una secuencia de tareas con un principio y un final limitados por el tiempo, los recursos y los resultados deseados.

Esto es, el proyecto tiene un resultado deseado, una fecha límite y un presupuesto (personal, suministros y dinero).

Administración de Proyectos

La administración de proyectos es una estrategia muy usada por empresas e instituciones para alcanzar objetivos en un tiempo predeterminado. También puede utilizarse para objetivos individuales.

Conceptos básicos

Administración: Es el proceso de lograr objetivos a través de las personas.

Proyecto: Es el conjunto de actividades a realizar para alcanzar un objetivo.

Estrategia: Es la ruta o camino que se sigue para alcanzar un objetivo.

Objetivo: Es aquello que se desea conseguir mediante un conjunto de actividades.

Meta: Es lo que se desea lograr en términos cuantitativos.

 
Organización

Es la acción de establecer o reformar una cosa sujetando a las reglas el número, orden, armonía y dependencia de las partes que la componen o han de componerla.

Son un conjunto de actividades y tareas humanas que se relacionan e interrelacionan en procesos administrativos para lograr un fin.

Para asegurar el éxito en la gestión de proyectos se necesita recurrir a las mejores prácticas del mercado y no re-inventar la rueda. Los procesos o métodos de mejores prácticas deberían ser una biblioteca de toda la experiencia pasada de una organización en la ejecución de sus proyectos. Estos deberían ser modulares de manera de poder adaptarlos a los distintos tamaños o complejidades de los proyectos. La biblioteca de las mejores prácticas se construye realizando los análisis post-mortem o lecciones aprendidas y documentando esa información para la mejora continua de los mismos.

Áreas de la gestión de proyectos

Las actividades de gestión de proyectos se agrupan en nueve áreas:

Gestión de la integración del proyecto: procesos necesarios para asegurar la adecuada coordinación de los elementos del proyecto.

Gestión del alcance del proyecto: procesos para asegurar que el proyecto incluye el trabajo requerido.

Gestión del tiempo: procesos que aseguran la terminación del proyecto a tiempo.

Gestión del coste: procesos que aseguran la realización del proyecto con el presupuesto aprobado.

Gestión de la calidad: procesos para asegurar la satisfacción de las necesidades establecida.

Gestión de recursos humanos: procesos necesarios para hacer más efectivo el trabajo de las personas implicadas en el proyecto.

Gestión de las comunicaciones: procesos que aseguran que la generación, recolección diseminación y almacenamiento de la información del proyecto se realice de la forma apropiada y a tiempo.

Gestión de riesgos: procesos relacionados con la identificación, análisis y respuesta a los riesgos del proyecto.

Gestión de las adquisiciones: procesos para la adquisición de bienes y servicios fuera de la organización.

Seguimiento

Es la comprobación periódica del cumplimiento de las previsiones. Tiene dos aspectos diferenciados:

Comprobación de la funcionalidad: control de calidad del producto. 

Comprobación de la planificación: control de calidad del proceso (eficiencia y productividad).

 

Organización de un proyecto

La decisión de llevar a cabo un proyecto debe considerarse una decisión estratégica, por cuanto es capaz de influir en el funcionamiento y, por tanto, en la rentabilidad de la empresa.

En un entorno informatizado y estable la decisión de iniciar un proyecto viene dada por:

Una nueva necesidad.

Una evolución o cambio importante.

Una mejora por una informatización deficiente.

Cuando se crea o se cambia el entorno informático, debe considerarse el proyecto encuadrado en un plan de sistemas dentro de la estrategia empresarial.

El plan de sistemas decide las necesidades de información.

El plan estratégico está orientado a conseguir la información necesaria. Hay que considerar:

La situación actual

La situación deseada

Las distintas alternativas

Además hay que tener en cuenta:

La viabilidad: Siempre debe considerarse la necesidad de abordar un proyecto teniendo en cuenta los recursos de los que se dispone o se puede disponer.

La rentabilidad: relación entre los costes y el beneficio esperado.

Reglas básicas:

Cada equipo debe ser lo suficientemente pequeño para ser controlable y manejable.

Cada equipo deberá realizar las tareas que conduzcan a un nivel de interacción con otros equipos.

Cada equipo deberá realizar las tareas que constituyan una gran cohesión.

Tipos de equipos (Larsony LaFasto, 1989):

Para la resolución de problemas: se centra en resolver un problema complejo, poco definido.

Para creatividad: su objetivo es explorar posibilidades y alternativas.

Para ejecución táctica: su misión es la ejecución de un plan bien definido.

Características adicionales:

Papeles y responsabilidades claros.

Monitorización del rendimiento individual y realimentación.

Comunicación efectiva.

Toma de decisiones basada en hechos.

Jefe de proyecto: sus funciones son planificar, coordinar y controlar.

Administración y documentación: labor de asistir al jefe de proyecto en la administración (planificación, reuniones, etc.) así como en la documentación durante todo el proyecto.

Soporte de métodos e instrumentos: función de asistencia a los miembros del equipo en el uso de métodos y herramientas.

Seguro y control de calidad: revisión del proyecto para asegurar la calidad de los documentos, principalmente empleando técnicas de lectura cruzada.

Supervisión

Es un proceso de interacción directa entre los individuos involucrados en determinado trabajo con el propósito de tener éxito en su desempeño y en la consecución de sus objetivos.

Características de un (a) buen (a) supervisor (a) Equitativo. Se puede creer o confiar en él (ella) Buen dominio de sí mismo (a) y sentido del humor Comprende a sus supervisados con claridad hace saber qué se espera que hagan los supervisados.

Mantiene disciplina

Reconoce méritos

Estimula y favorece por su manejo la buena producción y satisfacción en la tarea.

Tipos de supervisión

a) Supervisión Individual: Permite establecer un proceso de comunicación con el estudiante que abarca aspectos de orden profesional y personal, considerando sus necesidades, capacidades y habilidades.

b) Supervisión Grupal: Posibilita al estudiante vivenciar el trabajo en equipo, favorece la actitud solidaria, permite obtener una visión globalizadora del trabajo que se desarrolla y facilita el efectuar los ajustes necesarios en el desarrollo de la práctica.

El Control 

Es la función administrativa que consiste en medir y corregir el desempeño individual y organizacional para asegurar que los hechos se ajusten a los planes y objetivos de las empresas. Implica medir el desempeño contra las metas y los planes, muestra donde existen desviaciones con los estándares y ayuda a corregirlas. El control facilita el logro de los planes, aunque la planeación debe preceder del control. Los planes no se logran por si solos, éstos orientan a los gerentes en el uso de los recursos para cumplir con metas especificas, después se verifican las actividades para determinar si se ajustan a los planes.

Propósito y función del control

El propósito y la naturaleza del control es fundamentalmente garantizar que los planes tengan éxito al detectar desviaciones de los mismos al ofrecer una base para adoptar acciones, a fin de corregir desviaciones indeseadas reales o potenciales.

La función de control le proporciona al gerente medios adecuados para checar que los planes trazados se implanten en forma correcta.

La función de control consta de cuatro pasos básicos:

Señalar niveles medios de cumplimiento; establecer niveles aceptables de producción de los empleados, tales como cuotas mensuales de ventas para los vendedores.

Checar el desempeño a intervalos regulares (cada hora, día, semana, mes, año.)

Determinar si existe alguna variación de los niveles medios.

Si existiera alguna variación, tomar medidas o una mayor instrucción, tales como una nueva capacitación o una mayor instrucción. Si no existe ninguna variación, continuar con la actividad.

La esencia del control administrativo

El control es la cuarta, y última función en el proceso administrativo. Al igual que la planificación, el control se ejerce continuamente. Por lo tanto, hay procesos de control que deben siempre estar funcionando en una empresa.

El control se ejerce a través de la evaluación personal, los informes periódicos de desempeño (o de resultados reales, como también se les denomina) e informes especiales. Bajo otro enfoque, se identifican los tipos de control como sigue: 

1. Control preliminar (a través de la alimentación adelantada); Se ejerce previamente a la acción para asegurar que se preparen los recursos y el personal necesarios y se tengan listos para iniciar las actividades. 

2. Control coincidente (generalmente a través de informes periódicos de desempeño); Vigilar (mediante la observación personal e informes) las actividades corrientes para asegurar que se cumplan las políticas y los procedimientos, sobre la marcha. 

3. Control por retroalimentación; Acción a posteriori (replanificación), concentrando la atención sobre los resultados pasados para controlar las actividades futuras.

Un proceso de control corriente, cuyo propósito sea ayudar a vigilar las actividades periódicas de un negocio y de cada centro de responsabilidad, consta de las siguientes fases:

1. Comparar el desempeño (resultados reales) con las metas y normas planificadas.

2. Preparar un informe de desempeño que muestre los resultados reales, los resultados planificados y cualquier diferencia entre ambos. 

3. Analizar las variaciones y las operaciones relacionadas para determinar las causas subyacentes de las variaciones. 

4. Desarrollar cursos de acción opcionales para corregir cualesquier deficiencia y aprender de los éxitos. 

5. Hacer una selección (acción correctiva) del menú de alternativas y ponerla en práctica.

6. Hacer el seguimiento necesario para evaluar la efectividad de la corrección; continuar con la alimentación adelantada para efectos de re-planificación.